Constat d'assemblée générale de société par huissier

Constat d'assemblée générale de société par huissier : avantages et modalités

Etablir un constat d'assemblée générale, à l'occasion d'une AG ordinaire annuelle ou d'une AGE, est une obligation légale à la charge de la société commerciale quelle que soit sa forme ? SAS, SARL? On parle de procès-verbal d'assemblée générale de société. En tant qu'officier public ministériel, l'huissier de justice peut intervenir à cette occasion. Pourquoi avoir recours à un huissier pour votre PV d'AG ? Quelles sont les modalités de son intervention ? L'étude ISMAN & Associés, compétente pour l'établissement de procès-verbaux de constats dans le cadre de la vie de votre entreprise à Paris et en région parisienne, vous répond.

 

PV d'assemblée générale en société : les modalités légales

La loi encadre strictement les modalités d'établissement et de dépôt des constats d'assemblée générale de sociétés. Dirigeant de SAS, de SASU, de SARL ou d'EURL : vous êtes concerné. Découvrez comment procéder pour vous assurer de vous conformer à vos obligations légales.

 

Quelles décisions la société doit-elle faire constater ?

La vie de la société est affectée par des décisions majeures qui influent sur le fonctionnement interne de la structure. Ces décisions sont prises en assemblée générale des associés pour la SARL et l'EURL  ou des actionnaires pour la SAS ou la SASU. 2 types d'AG sont à distinguer :

1. L'assemblée générale ordinaire annuelle (AGO) : les associés ou actionnaires doivent obligatoirement se réunir au moins une fois par an. C'est notamment l'occasion d'approuver les comptes de la société et d'affecter son résultat.
2. L'assemblée générale extraordinaire (AGE) : lorsqu'une décision entraînant la modification des statuts de la société doit être prise, les associés ou actionnaires ont l'obligation de se réunir pour délibérer dans le respect des règles de quorum et de majorité applicables.

La tenue de ces réunions et la prise des décisions doivent faire l'objet d'un constat d'assemblée générale. C'est-à-dire que les débats et les délibérations doivent être consignées par écrit dans un registre spécifique.

Au-delà de leur établissement, les constats de PV d'AG doivent faire l'objet d'un dépôt au registre du commerce et des sociétés (RCS), conformément aux articles L232-21 et suivants du Code de commerce. A noter que les dirigeants d'EURL et de SASU ne sont pas soumis à cette obligation de dépôt du procès-verbal d'assemblée d'approbation des comptes.

 

Qui est habilité à dresser un procès-verbal d'AG ?

Le PV d'assemblée générale peut prendre 2 formes :

• Acte sous seing privé : il est établi par l'associé ou l'actionnaire présent et désigné à cet effet dans les statuts. Il peut s'agir d'un secrétaire, d'un membre de l'organe exécutif, ou du juriste salarié de l'entreprise, par exemple. La société peut également choisir de déléguer la tâche à un tiers, un avocat par exemple.
• Acte authentique : le constat d'assemblée générale est établi par un officier public ministériel. Sont compétents à cet effet le notaire, ou l'huissier de justice.

La différence majeure entre PV d'AG sous seing privé et constat par huissier : la valeur du document. Les mentions de l'acte authentique établi par huissier de justice font foi jusqu'à inscription de faux, et le constat fait foi jusqu'à preuve du contraire.

Concrètement : en cas de litige, la force probante de l'acte authentique est supérieure. Pour contester les décisions prises à cette occasion, il faut pouvoir apporter une preuve suffisante.

A noter : au-delà d'établir le constat de PV d'assemblée générale, l'huissier le conserve en l'étude. Ce service offre un niveau de sécurité supplémentaire, et permet d'anticiper sereinement tout conflit entre associés ou actionnaires pendant la vie de l'entreprise.

 

Pourquoi faire appel à un huissier pour votre constat d'assemblée générale ?

Il est d'usage de confier l'établissement du procès-verbal d'assemblée générale à un membre de la société en interne. Cela permet notamment d'éviter les coûts liés à l'intervention d'un professionnel extérieur à l'entreprise.

Pourtant l'huissier de justice, en tant qu'officier public ministériel, offre un niveau de service à forte valeur ajoutée. Et son concours peut être requis dans certains situations particulières.

 

Les avantages à faire intervenir un huissier pour l'établissement du constat d'AG

Le recours à l'huissier pour constater une assemblée générale offre de nombreux avantages.

• L'impartialité de l'huissier pour calmer les débats. La vie de l'entreprise ne suit pas toujours son cours sans embûches. Il arrive fréquemment que des mésententes entre associés ou des conflits avec le dirigeant perturbe son fonctionnement interne, auquel cas la société ne peut poursuivre son activité économique dans les meilleures conditions. Lorsque les discordes apparaissent, elles se manifestent à leur paroxysme à l'occasion des AG, qui réunissent l'ensemble des parties prenantes. L'huissier, impartial, est une figure d'autorité utile pour calmer les débats. La tenue de l'assemblée générale est assurée dans de meilleures conditions d'apaisement, les décisions peuvent être prises sereinement.
• Le constat d'assemblée générale par huissier pour anticiper les litiges. En tant qu'élément à forte valeur probante, le PV d'AG établi par huissier sécurise la société. En amont : les associés savent que les délibérations ont été prises en présence d'un officier public ministériel. Ils auront moins tendance à contester la tenue de l'assemblée générale. En cas de contestation des délibérations d'AG : la société s'offre un élément de preuve incontestable dans le cadre d'une procédure judiciaire. Le risque d'annulation de l'assemblée générale est réduit.
• Le professionnel du droit pour vérifier la conformité de l'AG. L'huissier de justice est présent pendant la réunion des associés ou actionnaires. Il peut s'assurer que les règles légales et statutaires sont respectées, tant concernant la tenue de l'assemblée que la prise des décisions ' conditions de quorum et de majorité notamment. Encore une fois, la société évite tout risque d'annulation en faisant dresser le procès-verbal d'AG par huissier.

 

Les situations où le recours à l'huissier de justice est recommandé ou obligatoire

Avoir recours aux services d'un huissier lors de la tenue d'une AG et pour l'établissement du procès-verbal est utile dans les situations suivantes :

• Des tensions apparaissent entre les associés ou actionnaires, qui laissent supposer une AG houleuse. L'huissier de justice favorise un contexte apaisé pour la prise de décisions.
• Des décisions sensibles, et susceptibles de contestation à terme, sont à l'ordre du jour. Le constat d'assemblée générale, sous forme authentique, constitue un élément de preuve irréfutable.
• Les associés ou actionnaires sont peu aguerris à l'exercice des AG. L'huissier de justice les guide pour s'assurer du respect des règles légales et statutaires, afin de se prémunir contre le risque d'annulation d'AG.

Dans certains cas, la loi impose la forme authentique pour le procès-verbal d'assemblée générale.

• Le constat sur requête : les associés ou actionnaires sont en conflit, et ont engagé une procédure judiciaire. Dans ce contexte, le juge peut imposer la présence d'un huissier de justice au cours d'une AG pour constater son déroulement et en dresser le PV.
• Certaines délibérations ' concernant l'apport de biens immobiliers à la société, par exemple ' nécessitent l'intervention d'un officier public ministériel au cours de l'assemblée générale.

 

Modalités du constat d'AG par huissier

Sauf cas imposés par la loi ou le juge, l'intervention de l'huissier pour constater l'AG et en dresser le PV doit être autorisée par les associés ou actionnaires à la majorité statutaire. A défaut d'accord, un associé ou actionnaire peut demander au tribunal d'autoriser la présence de l'huissier.

L'huissier est présent le jour de l'AG, et en dresse le procès-verbal :

• Description du déroulement de la séance.
• Mention des associés ou actionnaires présents et représentés.
• Rappel de l'ordre du jour.
• Consignation des délibérations et de leurs modes d'adoption, modalités et résultats des votes.

L'étude ISMAN & Associés, compétente pour établir vos constats d'assemblée générale, vous accompagne tout au long de la vie de votre entreprise. N'hésitez pas à nous contacter directement sur la ligne constat au 01 39 13 66 86, ou en ligne via notre module dédié.